KSeF − Krajowy System e-Faktur
Od 1 lutego 2026 r. nasza firma będzie zobowiązana do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Od tego samego dnia obowiązek korzystania z KSeF obejmie również Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST), wszystkie placówki oświatowe podlegające JST, a także pozostałych przedsiębiorców, którzy będą musieli odbierać faktury z KSeF.
Co to oznacza w praktyce?
- Wszystkie faktury będą wystawiane i przesyłane wyłącznie w formie elektronicznej poprzez system KSeF.
- System KSeF identyfikuje adresatów faktury po numerach NIP oraz/lub IDWew (identyfikator nadamy odbiorcy przez gminę/miasto), dlatego bardzo ważne jest, aby NIP Państwa jednostki oraz dane Płatnika były zawsze podane prawidłowo. Dzięki temu faktura trafi bezpośrednio do właściwych odbiorców w systemie KSeF.
Przy składaniu zamówień prosimy o:
- podawanie poprawnego numeru NIP odbiorcy (lub IDWew) oraz wskazywanie PŁATNIKA, którego umieścimy na fakturze oraz do którego corocznie saldo (saldo wciąż będziemy wysyłać mailowo),
- aktualizację danych kontaktowych,
- sprawdzenie przesłanego potwierdzenia zamówienia – faktura zostanie wystawiona na takie same dane.
JAKIE KORZYŚCI PRZYNOSI KSeF?
SCHEMAT DANYCH NA FAKTURZE
PLACÓWKI PUBLICZNE
(podlegające pod JST)
SPRZEDAWCA - MOJE BAMBINO
Na fakturze zawsze umieścimy nasze
dane jako sprzedawcy
NABYWCA wraz z NIP
Gmina / Miasto / Powiat
przekażemy do KSeF jeżeli nazwa/adres
odbiorcy jest inny niż nabywcy
ODBIORCA wraz z NIP
Każda jednostka podrzędna JST (np. szkoła, przedszkole)
przekażemy do KSeF jeżeli nazwa/adres
płatnika jest inny niż nabywcy
Płatnik wraz z NIP
Podmiot, który dokonuje płatności za
zamówienie i do którego wyślemy roczne
potwierdzenie salda
Kliencie - pamiętaj!
„Odbiorca” na fakturze to ten, kto rzeczywiście odbiera towar, czyli np. szkoła, przedszkole ze swoim numerem NIP.
„Płatnik” na fakturze - to ten, kto rzeczywiście opłaci fakturę, czyli np. przedszkole, centrum usług wspólnych.
SCHEMAT DANYCH NA FAKTURZE
PLACÓWKI NIEPUBLICZNE/ FIRMY
SPRZEDAWCA - MOJE BAMBINO
Na fakturze zawsze umieścimy nasze
dane jako sprzedawcy
NABYWCA wraz z NIP
Dane placówki lub firmy
Podmiot3 - fakultatywne pole - przekażemy do KSeF jeżeli nazwa/ adres odbiorcy jest inny niż nabywcy
Podmiot3 - fakultatywne pole - przekażemy do KSeF jeżeli nazwa/ adres płatnika jest inny niż nabywcy
Jest to podmiot, który dokonuje płatnosci za zamówienie i do którego wyślemy roczne potwierdzenie salda
PYTANIA I ODPOWIEDZI
- Czy otrzymam powiadomienie o wystawionej fakturze?
Nie. KSeF nie wysyła powiadomień o wystawionej fakturze. Należy regularnie sprawdzać w KSeF czy wystawiono dla Państwa nowe faktury.
- Czy mogę otrzymać fakturę na maila?
Faktury dla instytucji i przedsiębiorców dostarczane będą wyłącznie przez KSeF. Możemy udostępnić jedynie wizualizacje przedstawiającą dane o fakturze, którą przekazaliśmy do KSeF. W przypadku faktur dla klientów indywidualnych będą one dostarczane w uzgodniony sposób, ponieważ nie obejmuje ich obowiązek przekazywania do KSeF.
- Co jeśli faktura w KSeF zawiera błąd?
Faktury w KSeF nie można „usunąć”. Jedynym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej i nowej faktury oraz przekazanie ich również w KSeF. Dlatego tak ważne jest sprawdzenie potwierdzenia zamówienia, które prześlemy Państwu mailowo i potwierdzenie zgodności danych. Jeśli zauważą Państwo błąd, prosimy o kontakt z naszym działem obsługi.
- W KSeF widzimy fakturę za zakup, którego nie dokonaliśmy. Co zrobić?
Skontaktuj się z naszym Biurem Obsługi Klienta, które wyjaśni sprawę oraz wystawi odpowiednią korektę do faktury, którą błędnie wystawiliśmy na Państwa dane.
- Czy w KSeF sprawdzę swoje saldo lub nieopłacone faktury?
Nie. W KSeF nie będzie informacji, która faktura pozostaje nieopłacona. Moje Bambino corocznie wysyła salda w wersji mailowej do płatników faktur i nie ulega to zmianie. Saldo możemy również wysłać na indywidualny wniosek Klienta.
Dziękujemy za współpracę i zrozumienie.
Wspólnie przejdźmy na nowy system rozliczeń.
Więcej informacji:
Ministerstwo Finansów udostępniło środowiska testowe KSeF oraz broszury informacyjne i schematy wystawiania faktur.
Materiały te są skierowane zarówno do firm wystawiających faktury, jak i do jednostek samorządowych odbierających dokumenty.
Zachęcamy do zapoznania się z dokumentami źródłowymi:
1) Informacje ogólne 
https://ksef.podatki.gov.pl//informacje-ogolne-ksef-20
2) Podręczniki KsEF https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20